Senin, 16 Maret 2015

RECEPTIONIST / INFORMATION CLERK




RECEPTIONIST / INFORMATION CLERK
Jabatan                       : Receptionist / Information Clerk
Bagian                         : Front Office
Seksi                            : Reception
Atasan langsung        : Head Reception

a.   Fungsi
Melayani tamu secara efisien , ramah tamah, dan professional di bagian resepsionis, serta selalu meningkatkan dan mempertahankan standar pelayanan dan keramahtamahan dari waktu ke waktu

b.   Uraian dan Tanggung Jawab
1.    Menguasai  proseedur check in dan check out
2.    Melakukan penataan atas ketepatan room rack dan informasi
3.    Membantu tamu dalam pengisian registration card, memeriksa kelengkapan dan ketepatan pengisian
4.    Meminta dan menyimpan kartu pengenal tamu apabila merasa perlu
5.    Mengisi dan menyerahkan guest card kepada tamu
6.    Menyerahkan kunci kamar tamu check in ke pada bellboy
7.    Mengetik guest bill dan guest slip, kemudian mendistribusikannya melalui bellboy ( program manual )
8.    Mencatat tamu – tamu yang check in dan check out di dalam arrival dan departure book
9.    Membuat house count sheet dan room recapitulation
10.  Melakukan pencocokan status kamar yang ada pada room rack dengan housekeeping report
11.  Menerima dan membuat room / rate change dan meneruskan kepada Ass FOM / FOM untuk diteliti dan di tandatangani
12.  Selalu mengetahui jumlah kamar yang terjual dan yang segera dapat di jual pada saat itu
13.  Menerima permintaan wake up call service dan meneruskan kepada operator telepon
14.  Membantu penanganan pemesanan kamar ( room reservation ) yg kemudian meneruskan kepada seksi reservasi
15.  Menerima, menyimpan, dan menyerahkan kunci kamar tamu
16.  Membuat VIP notice, fruit & flower requisition, rooming list, room discrepancy, late check out, early check in, special request, dan mendistribusikan kepada bagian yang bersangkutan
17.  Menangani dan mengatasi keluhan tamu dan kemudian meneruskannya kepada asst FO atau FOM, apabila ada keluhan yang tidak dapat di atasi
18.  Member catatan kepada housekeeping mengenai kamar – kamar check out, late check out, early check in, special request dll
19.  Menangani telepon dan pesan – pesannya dengan baik sesuai dengan standar
20.  Mengumpulkan dan mempersiapkan bahan – bahan informasi sebanyak banyaknya
21.  Menangani pelayanan surat – surat atau paket yang ditujukan untuk tamu dengan tepat
22.  Menangani pelayanan pemberian informasi dengan cepat tepat ramah dan akurat
23.  Menangani pelayanan pengiriman dan penerimaan facsimile dari tamu yang menginap dan diteruskan kepada petugas yang bersangkutan
24.  Mencatat data “ forwarding address” tamu
25.  Membantu penanganan pemesanan dan konfirmasi tiket pesawat
26.  Membuat laporan kehilangan kunci kamar
27.  Memelihara suasana kerja yang sehat dan selalu menjaga kebrsihan serta kerapian di area kerja
28.  Menjalin dan membina hubungan baik dengan tamu, sesame karyawan, dan atasan ( hormat, ramah, sopan santun )
29.  Menghadiri briefing dan meeting yang diadakan FOM


#postedbykhrisnabedsrentalkasurbusa

Tidak ada komentar:

Posting Komentar